怎样说话才打动人-第35章

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如果几种思想似乎都与主题相关，把每一种思想作为一个分支。

步骤4∶检查一下你所构造的蜘蛛网，看看是否把所有的事情都包含进去了，去掉不必要的或重复的。

步骤5∶你还需要收集、检查或开发哪些信息或数据，把它们突出出来。

检查一下还有什么需要添加进来的。使你的公文尽可能的简洁，越短越好，记住KISS原则，使文章短小精悍。

为你的思想排

序

你的思想的次序是怎样的，一旦你的蜘蛛网构造成功，信息的排序是一件非常简单的事情，只需考虑这篇文章让读者看起来富有逻辑，更有兴趣，更适合读者的口味。

步骤6∶蜘蛛网上的每一支臂膀，都应表现出一定的顺序。引导你的读者一步一步地把握你的思想、信息和结论，有许多方法可以实现这个目标∶

时间∶历史年代∶过去→现在→未来。

空间∶地理位置∶中心点→外延，如：悉尼→郊区，或者墨尔本码头→整个澳大利亚。

因果过程∶事实→原因→结果。

步骤顺序∶如：原材料→制作阶段→产品。

原理∶理论→实践，比如∶文章的可读性→短词、短句、避免专业术语，去掉不必要的短语、重复、复合句，减少句子的复杂性，包括一些短句子。

问题∶解决的可能性，比如∶超重→减肥节食，参加体育锻炼，参观健康农场。

比较和对照∶例如∶动作片与哑剧，草图与油画，紧急的与重要的。

次序∶降序∶由大到小，或升序∶由小到大。建议：

事实→结论→建议：对于喜欢细节的读者应这样做。

结论→建议→事实或理由：适合于那些忽略细节的读者。

结论→事实：适用于了解背景的读者和信任你的读者。

结论→事实→建议：这是一种不寻常的方法，能够抓住读者的注意力，在给出建议前，由他们自己进行逻辑推理。这种方式适合于对自己的建议没有把握的情况。

利益→建议或想法→理智：为了说服读者时使用这种方式。哪一种方法最好？它们都非常有用，为了使交流更清晰更有说服力，以上述的某种方式构造你的理想模式。

文章长短适度

你的信件、报告或备忘录要达到的目的是什么？当你为了实现你的目的提供了必要的信息时，文章就可以结束了。为了使文章简洁，只需提供必要且必需的信息。

需要自我检查的问题

文章中在提出建议后包含了理性的叙述吗？

为了达到目的有无多余的和不必要的信息？

为了达到目的，是否包含了所有重要的事情？

文章是否适合读者的需要？

我还需要更多或更少或更深入的采访吗？现在你需要的是去收集信息。

开始写作

你已经有了明确的目的，你已经掌握了你的文章应该包括哪些内容以及它们的先后顺序，你已经收集到你需要的信息，现在开始写作。心中有读者

尽可能地明确你的读者是谁，然后选择你的词汇、支撑的信息，组织好材料以适合读者的口味。

下面这些问题应该考虑∶

你的读者已经具有了多少知识背景？你还需要提供、补充什么？

你的读者对这个问题的理解程度怎样？

关于这个主题你的读者的观点是什么？读者的观点与你的观点是否一致？

你与读者的关系怎样？

你的读者喜欢哪种交流风格？它们是正式的还是非正式的交流风格？

哪种信息技术最有可能达到你的目的，它是一种高技术、统计、总的概述还是轶事，是否涉及费用、样板、个人的故事，还是一种参考性资料，你的建议是否与国家的政策相协调等等。

第七部分书面沟通说服你的读者

主体

从蜘蛛网中发展出来的文章概要将会形成你的报告、备忘录或信件的主体。

突出你的重要信息

有两种方法可以突出你的重要信息：第一种方法是我们已经谈论过的，使用短词、短句以及短的段落。

我们的眼睛一般喜欢注意每一段落的第一句，这就是突出你重要信息的地方，而较短的段落更是突出你的主要观点的位置。

第二种方法是，把重要的信息放在一句的重要部分，而且通常也要放在段落的开始句上，而不要跟在诸如“当、在……之后、而、因为、不论怎样、因此、如果”这类词后面。以较短的段落作为文章的收尾，而把重要信息写在每段的起始句上。

前言和结尾的写作

一旦信件、报告或备忘录的主体完成，我们就可以回过来写前言和结尾。

在前言中说明你打算告诉对方什么；在主体段落中进行阐述；结尾时告诉对方你说了些什么。

一般来说前言有两个目的∶

抓住读者的兴趣，并向读者表明在看完你的备忘录、报告、信件后他们能了解到什么。

前言还能帮助读者立即抓住要点，帮助读者寻找他们想要知道的内容，而且还能帮助读者决定在阅读之后应采取的行动，在结论段中总结或者进一步确认这些内容。

即使是一篇很短的备忘录和信件，我们也能够从前言和结论部分获益，尽管这些段落仅有一句话或两句话。清晰地写出你的前言部分，用一两句话概括出要点，然后陈述你的目的和你希望读者阅读后应采取的行动。在你的结论部分，重申你的重要观点，如果必要，可以再深入一步。

文章具有说服力

文章的说服力对于公文来说是非常重要的，毕竟我们写作商业信件、报告、备忘录不是为了好玩，而是为了使对方了解、理解我们，这是我们沟通的目的。

文章的力量在于动词的运用，文章中应运用比较强烈的行为词汇。这将增强文章的说服力。

使用有力度的动词

有力度的动词会在人们心中形成一幅图画，它们会增加文章的权威性和说服力，因为这些动词指挥着读者的思想，如果你使用有力度的动词，会增加你的文章的魅力。选择那些专门描述行为的动词。有力度的动词是具有明确的动作倾向的，和缓的动词通常由系动词构成，通常是抽象而不是具体的。弱强

我们想要去参观我们参观

我是想支持…我坚决支持

我们能够劝说我劝告……

我将给你送去我传真给你

我将去那儿并且我开车去那儿并且

我们将与你联系我们打电话给你

使用大量强烈的、特别明确的动词，能构成一幅心理图画。

第七部分书面沟通语态应用

使用主动语态

为了使文章更有说服力，要使用主动语态的动词，而不要用被动语态，这就如同演员与剧本的关系一样。主动语态的句子总是将“演员”推向前台。

被动语态主动语态

那是在会议上被决定的会议决定……

调查由我们来执行我们调查……

被询问我们问…

我们的战略被制定我们制定战略

那是诚挚的抱歉我抱歉

你的思想被欣赏我们欣赏你的思想

它被约定……我们约定……

洗练你的文章以适合读者的口味

使你的文章显得有魅力

你曾经看到过由词汇堆砌起来的报告、信件、备忘录或杂志文章吗？如果有的话，你可能还能回忆起当时的感受，大多数人对于这类几乎没有词汇间隔，没有剩余空间的长篇阔论的反应是∶“去它的吧，我干吗要看这篇文章？”尽量使你的文章中段落短小，在段落与段落之间留有充分的空间，在纸的上下左右留有充分的空白。通过选择短词、短句和较短的段落，你能够避免读者的消极反应，你也能设计出某种写作方式以吸引读者的眼睛。

从你的材料组织着手，使你的文章对读者来说更有魅力。

使用标题和副标题

在白色的空间标以题目，以警示读者文章从这里开始，并且帮助他们发现他们要寻找的内容。

使用执行概要

这些是非常有用的工具并且被包含在许多商业文件中。甚至一页纸的备忘录也有执行概要，它构成一种写作形式，解释性的标题告诉读者，从这里开始，这就是备忘录的作用。

较长的备忘录和报告，可以有整页的执行概要，来描述内容或突出主要的信息和结论，使读者知道他们何时应该看，并且要仔细看这些内容。

写作个性化

用“我”、“你”、“我们”等人称代词帮助读者把你的文章连接起来，使文章更直接、清晰和有说服力，使你的文章更具个性，更具可读性，避免使简洁的文章显得突然。

组织的方向盘是靠人来转动的，公文也是由一些人写给另一些人看的，因此不要担心在你的公文中参考了别人的东西。公文的写作要运用简明语法，同时要写出个性化的文章。

机智地写作

公文不应含有判断术语，应以职业化的方式报导事实，让读者自己得出结论，如果你想给予一种观点、说明，不要把它掩饰成事实。

同时还要考虑时间，在你发出备忘录或信件前，把自己置于读者的位置去考虑事情。

不要忘记检查

仔细检查你已经写完的文件，反复大声地为自己朗读，确认语法运用是否正确，你的意思表达是否清楚。

然后再为自己读一遍，检查你需要提供的信息都包括进去了吗？有没有多余的应该删去的内容？把时间花在检查上是值得的，它能帮助你确保你的文章便于阅读、理解和付诸实施。

第七部分书面沟通电子沟通

你怎么能说我没有与你交流？就在昨天我还回复了你的Email呢！

这个世界发疯了吗？有时似乎电子沟通正在接管我们的生活。在20世纪80年代中期，大多数人都没听说过传真机，只是在很少的大组织中在高层私人助手之间使用。Email还只是一种科学的构想。不长的十几年前，移动电话还只是为精英分子所用。而今，许多家庭已经拥有传真和电脑，我们中的大多数人的生活已经离不开电子沟通方式了。

Email是公共的

电子沟通看起来是短暂的，但又可以说是永恒的。一旦我们发送了一封Em